本記事では、オートメーション機能の概要と設定方法についてご紹介いたします。
【目次】
【詳細】
１．オートメーション機能の概要
・オートメーション機能とは
MyTalentのオートメーション機能は、MyTalentに登録されている候補者の属性情報や
行動データを基に、「コンタクト配信」「タグ付け」「ステータス変更」を自動化する機能です。
従来のアナログ運用では、運用工数がかかるだけでなく、
候補者の行動に合わせたタイムリーな運用ができず、機会損失も生じてしまいますが、
本機能の活用により、運用工数を削減しながら成果を最大化できます。
２．オートメーション機能の設定方法
・オートメーションの設定方法①：プールの選択（必須）
オートメーション機能は「プール単位」で設定が必要となります。
まずは、どのプールに対してオートメーションを設定するのか選択します。
・オートメーションの設定方法②：検索条件の選択（任意）
次に、当該プールの中にいるタレントの内、「誰に」対して
オートメーションを発動させたいか、検索条件を設定します。
※全員に適用する場合は、検索条件は設定不要です。
※事前に「検索条件を保存」しておく必要がありますので、ご注意ください。
（全てのプール、全ての方が閲覧できる状態で保存）
・オートメーションの設定方法③：除外条件の設定（必須）
オートメーションの設定後、下記の方にはコンタクトが届かないように設定が可能です。
※送信予約済み：手動でコンタクトを予約済みの方に重複してコンタクトが届く事を防ぐために設定
※一括コンタクト制限中：応募済みの方や、ネクストアクションが決まっている方への連絡を防ぐために設定
・オートメーションの設定方法④：トリガーの設定（必須）
次に、どのような条件に合致したらオートメーションを発動するか？という
「トリガー」の設定を実施していただきます。
トリガーの種類は下記の通りです。
【日付経過に基づくトリガー】
・登録日からの経過日数
・応募日からの経過日数
・最終コンタクト日からの経過日数
・（最終学歴の）卒業日からの経過日数
【タレントの行動や状態に基づくトリガー】
・計測ページにアクセスしたら
・登録フォームにエントリしたら
・アンケートに回答したら
・HOTタレントになったら
・オートメーションの設定方法⑤：スケジュールの設定（必須）
次に、当該のトリガーに合致したタレントに対して、
「いつ」アクションを実施するかスケジュールを入力していただきます。
※実行予定時間の1時間前までに、トリガー条件を満たしたタレントがオートメーションの実行対象となります。
それ以降にトリガー条件を満たしたタレントは、「翌日」の実行に繰り越されます。
※当日中にアクションを実行したい場合は、「0」日後と設定ください。
※オートメーションを設定した当日の注意点。
アクション時間が0日後の12:10となっており、
トリガーに合致した時刻が「11:11」以降の（1時間よりも短い）場合は、翌日のアクションとなります。
・オートメーションの設定方法⑥：アクションの選択（必須）
最後に、当該のプールに存在するタレントが、
トリガーに合致した際に実行する「アクション」を設定していただきます。
アクションの種類は下記の通り「3種類」となっており、単独・もしくは複数の同時実行が可能です。
※コンタクト送信：タレントへのコンタクト配信画面同様に初回配信、再送設定が可能
※ステータス変更：タレントのステータスを任意のものに変更
※タグ追加 ：タレントに任意のタグを追加
上記設定が完了後、設定内容に問題がないか確認の上「保存・実行」をお願いします。
３．コンタクト配信を含むオートメーション実行時の注意点
・コンタクト配信を含むオートメーション実行時には、下記2点に注意ください。
・注意点①：配信停止日の設定
オートメーション機能設定画面より「配信停止日」の設定が可能となっております。
「土日祝日」に加え、ゴールデンウィーク、お盆、年末年始、創業記念日など、
配信がNGとなる日付がございましたら、事前に設定をお願いします。
※年末年始を設定する場合「年を跨いでの設定」ができないため、
「年末」と「年始」に分けてご設定をお願いします。
・注意点②：検索条件の設定
検索条件の設定が漏れたまま、オートメーションを実行してしまうと、
当該プールにいる全タレントにコンタクトが届いてしまいます。
特に「直近のコンタクト日」「ステータス」の設定が漏れてしまうと、
直近コンタクトを送った人に、オートメーションで短期間でコンタクトが届いたり、
既に「応募中」や「入社済」の方にオートメーションが届いてしまうリスクもあります。
上記対象へオートメーションを実行したくない場合は、検索条件を設定する際に
「ステータス」や「直近コンタクト日」を含まないように、設定が必要です。